GDPR – Auto3P

Politica Auto3P (Europe) Romania privind prelucrarea datelor cu caracter personal

POLITICA EXTERNĂ:

Cuprinsul politicii

1 Identitatea si datele de contact ale operatorului datelor dumneavoastra cu caracter personal

2Datele de contact ale responsabilului cu protectia datelor dumneavoastra cu caracter personal

3 Categoriile de date cu caracter personal pe care le prelucram..

4 Sursele din care noi obtinem datele dumneavoastra cu caracter personal

5 Modurile in care va prelucram datele dumneavoastra cu caracter personal

6 Scopurile in care sunt prelucrate datele dumneavoastra cu caracter personal si temeiurile juridice ale prelucrarilor de date cu caracter personal

6.1 Potentiali clienti / Clienti / Fosti clienti Auto3P (Europe) Romania si alte persoane aflate in legatura cu acestia.

6.1.1 Perioada pre-contractuala.

6.1.2 Perioada contractuala / post – contractuala.

6.2 Furnizorii Auto3P (Europe) Romania si alte persoane aflate in legatura cu acestia.

6.3 Partenerii Auto3P (Europe) Romania si alte persoane aflate in legatura cu acestia.

6.4 Alte persoane.

7 Destinatarii / categoriile de destinatari ale datelor dumneavoastra cu caracter personal

8 Transferul datelor dumneavoastra cu caracter personal in afara Uniunii Europene.

9 Drepturile dumneavoastra.

10 Obligatia dumneavoastra sau lipsa acesteia de a ne furniza datele dumneavoastra cu caracter personal

11 Inexistenta unui proces decizional automatizat

12 Modificarea prezentei politici

13 Caracterul exclusiv al acestei politici

FOARTE IMPORTANT:

Dumneavoastra aveti dreptul, oricand, sa va opuneti prelucrarii de catre noi a datelor dumneavoastra cu caracter personal.

Dreptul de opozitie se poate exercita de catre persoana vizata (adica de catre dumneavoastra) numai intr-unul din urmatoarele doua cazuri:

1. „În orice moment, persoana vizată are dreptul să se opună, din motive legate de situaţia particulară în care se află, prelucrării în temeiul articolului 6 alineatul (1) litera (e) sau (f) din GDPR, a datelor cu caracter personal care o privesc, inclusiv creării de profiluri pe baza respectivelor dispoziţii. Operatorul nu mai prelucrează datele cu caracter personal, cu excepţia cazului în care operatorul demonstrează că are motive legitime şi imperioase care justifică prelucrarea şi care prevalează asupra intereselor, drepturilor şi libertăţilor persoanei vizate sau că scopul este constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanţă.”

2. „Atunci când prelucrarea datelor cu caracter personal are drept scop marketingul direct, persoana vizată are dreptul de a se opune în orice moment prelucrării în acest scop a datelor cu caracter personal care o privesc, inclusiv creării de profiluri, în măsura în care este legată de marketingul direct respectiv.”

1 Identitatea si datele de contact ale operatorului datelor dumneavoastra cu caracter personal

Auto3P (Europe) Romania S.R.L. (Auto3P (Europe) Romania) este operator de date cu caracter personal.

Auto3P (Europe) Romania S.R.L. are sediul social in Bucuresti, Sos. Bucuresti-Ploiesti Nr. 17, et.4, sector 1, este inregistrata la Registrul Comertului cu nr. J40/12455/2010 si are CIF RO 27827370.

Datele de contact ale Auto3P (Europe) Romania S.R.L. sunt urmatoarele:

Bucuresti, Sos. Bucuresti-Ploiesti Nr. 17, et.4, sector 1

Telefon: 031-710-20-85

Fax: 031-710-20-86

Email: dpo@auto3p.com.ro

2 Datele de contact ale responsabilului cu protectia datelor dumneavoastra cu caracter personal

Auto3P (Europe) Romania a desemnat un responsabil cu protectia datelor cu caracter personal, iar acesta poate fi contactat la adresa de e-mail dpo@auto3p.com.ro

In masura in care nu se doreste contactarea responsabilului cu protectia datelor cu caracter personal prin e-mail se poate utiliza orice alt tip de corespondenta folosindu-se datele de contact ale Auto3P (Europe) Romania mentionate la par. 1 precedent.

3 Categoriile de date cu caracter personal pe care le prelucram

In functie de categoria de persoane din care faceti parte, precum si in functie de modul in care datele dumneavoastra cu caracter personal ajung in posesia noastra, noi va putem prelucra, in tot sau in parte, urmatoarele categorii de date cu caracter personal:

1. date privind identificarea (ex. nume, prenume, domiciliu etc),

2. date privind identificarea folosind mijloace de comunicare la distanta (ex. numar de telefon, adresa de e-mail, IP-ul unui dispozitiv),

3. date privind locul de munca / profesia (ex. functia, locul de munca etc),

4. date privind modul in care va desfasurati activitatea (ex. momentul la care incepeti programul de munca, momentul la care ajungeti la munca efectiv, traseele urmate de dumneavoastra, modul in care dvs negociati incheierea unui contract cu noi, continutul unui e-mail transmis de la o adresa aferenta locului dvs de munca etc),

5. date tehnice privind autoturismul pe care il conduceti (ex. marca, modelul, numarul de inmatriculare, numarul VIN, kilometrajul, starea autoturismului, data ultimei revizii, data urmatoarei revizii, piesele schimbate, starea pieselor, gradul de uzura al pieselor, locul de unde au fost achizitionat piesele, data cand au fost achizitionate piesele, service-urile vizitate, serviciile furnizate de service-urile vizitate, pretul platit pentru piese / service, data ultimului ITP, data cand expira ITP-ul etc),

6. date financiare privind autoturismul pe care il conduceti (ex. cat a costat achizitionarea autoturismului, cand a fost achizitionat autoturismul, valoarea contabila, amortizarea, costurile asigurarii, costurile de leasing, costurile reviziilor tehnice, costurile privind inlocuirea pieselor, costurile privind benzina, costurile privind deplasarile de zi cu zi, costurile operationale etc),

7. date privind abilitatile dumneavoastra de a conduce un autoturism (ex. daca detineti sau nu un permis de conducere, toate informatiile cuprinse intr-un permis de conducere, daca detineti atestatele / documentele impuse de lege/angajator pentru a conduce un anumit tip de autoturism, data ultimei vizite medicale, data viitoarei vizite medicale etc),

8. date privind deplasarile dumneavoastra (ex. de unde plecati, unde ajungeti, care este traseul urmat, care este numarul de opriri, care este perioada opririlor, care sunt locatiile unde va opriti, ce reprezinta locatiile unde v-ati oprit etc),

9. date privind modul in care dumneavoastra conduceti (ex. cu ce viteza va deplasati la un anumit moment dat – in timp real, care este viteza medie cu care v-ati deplasat intr-o anumita perioada / pentru un anumit traseu, cat stationati, cat circulati, cate frane ati pus, tipul franelor – usoare/agresive, cum luati virajele – usor/agresiv etc),

10. date privind modul in care dumneavoastra va incadrati la un anumit stil de condus (ex. condus normal, condus agresiv, condus periculos etc),

11. date privind modul in care dumneavoastra sunteti clasificat fata de alti soferi (ex. din punct de vedere al stilului de condus va incadrati printre cei mai optimi/buni soferi sau, din contra etc),

12. date privind modul in care dumneavoastra este posibil sa va comportati in viitor (ex. sunteti predispus sa fiti amendat/sanctionat, sunteti predispus sa cauzati un accident, sunteti predispus sa incalcati regulile de circulatie, sunteti predispus sa fiti un pericol pentru ceilalti participanti la trafic etc),

13. date privind corectitudinea dumneavoastra fata de angajator (ex. incepeti munca potrivit programului de munca stabilit sau nu, va deplasati in locatiile impuse de angajator sau nu, alimentati de la unitatile impuse de angajator sau nu, alegeti cele mai scurte/optime trasee sau nu, folositi autoturismul si in interes personal sau nu, alegeti, in mod deliberat, cele mai lungi/dificile/nerezonabile trasee sau nu, sustrageti, in mod ilegal, carburant sau nu etc),

14. date grafoscopice (ex. semnatura dvs aplicata pe un contract incheiat cu noi),

15. date biometrice (ex. imaginea dvs inregistrata de una din camerele noastre de luat vederi, imaginea dvs cuprinsa intr-un act de identitate al dvs stocat de noi),

16. date financiare (ex. contul dvs bancar, banca la care este deschis, data unei plati, justificarea unei plati, salariul care va este platit de angajator, costurile implicate de angajatorul dumneavoastra fata de comportamentul dumneavoastra la volan etc),

17. date de localizare (ex. locul in care va desfasurati activitatea, locatia dumneavoastra in timp real, traseele efectuate, traseele pe care urmeaza sa le parcurgeti, localizarea locului dvs de munca, localizarea punctelor dvs de interes, localizarea locuintei dvs, locurile frecventate, perioada de timp petrecuta in locurile frecventate etc),

18. opiniile dvs (ex. opinia dvs referitoare la un produs furnizat de compania noastra).

4 Sursele din care noi obtinem datele dumneavoastra cu caracter personal

Sursele din care noi obtinem datele dvs cu caracter personal sunt variate, de la caz la caz, putand consta in:

1. persoana dvs (ex. ne transmiteti un e-mail sau ne contactati telefonic, ne transmiteti un CV in vederea angajarii in cadrul companiei noastre, porniti aparatul GPS, comportamentul dumneavoastra inregistrat de echipamentele instalate pe autoturismul pe care il conduceti, comportament inregistrat si procesat de aplicatia MultiFleet, utilizati aplicatia MultiFleet etc),

2. compania / entitatea unde sunteti angajat (ex. compania dvs ne transmite datele dvs cu caracter personal pentru a va putea contacta in vederea initierii si sustinerii unui dialog pe o anumita tema, compania dvs ne transmite datele dvs cu caracter personal pentru a va genera un cont in aplicatia MultiFleet etc),

3. echipamentele noastre montate pe autoturismul condus de dumneavoastra (ex. echipamentul GPS, sonda de benzina etc),

4. aplicatia (soft-ul/programul IT) MultiFleet (ex. aplicatie care inregistreaza, in timp real, locatia dumneavoastra, aplicatie care inregistreaza, in timp real, traseele urmate de dumneavoastra, traseele fiind ulterior stocate si putand fi consultate, putand fi analizate, aplicatie care contine informatii referitoare la dumneavoastra, cum ar putea fi: numele, prenumele, numarul de telefon, detaliile tehnice si financiare ale autoturismului pe care il conduceti, aplicatie care realizeaza o profilare automata a dumneavoastra din punct de vedere al stilului de condus si al modului in care va comportati fata de angajatorul dumneavoastra etc),

5. alte aplicatii (soft-uri/programe IT) pe care noi le folosim in legatura cu aplicatia MultiFleet (ex. serverele care furnizeaza date in forma bruta, aplicatia de facturare, aplicatia Admin MultiFleet etc),

6. compania / entitatea cu care va aflati intr-o anumita legatura (ex. compania pentru care furnizati anumite bunuri si / sau servicii, fara a fi angajatul intern al acesteia),

7. alte persoane / entitati care detin datele dvs cu caracter personal (ex. un prieten, o companie la care ati fost angajat, un alt client al nostru etc),

8. surse publice (ex. datele de contact de la registrul comertului, rezultatele cautarilor afisate de un motor de cautare etc).

5 Modurile in care va prelucram datele dumneavoastra cu caracter personal

Auto3P (Europe) Romania va poate prelucra datele cu caracter personal, in tot sau in parte, prin urmatoarele moduri:

1. colectare (ex. primirea unui contract semnat de dvs, primirea, in timp real a datelor dumneavoastra de localizare, primirea, in timp real, a datelor privind modul/stilul dumneavoastra de condus etc),

2. stocare (ex. pastrarea unui e-mail primit de la dvs, pastrarea datelor dumneavoastra de localizare, pastrarea datelor privind traseele urmate de dumneavoastra, pastrarea datelor privind stilul dumneavoastra de condus etc),

3. inregistrare (ex. inregistrarea dvs in baza noastra de clienti sub un anumit numar, inregistrarea dumneavoastra, in calitate de sofer, aferent unui anumit autoturism in aplicatia MultiFleet etc),

4. vizualizare (ex. vizualizarea datelor dvs de contact din baza noastra de date, fie in timp real, fie in urma unei solicitari din partea angajatorului dumneavoastra),

5. modificare (ex. cand ne solicitati sa va modificam datele dvs de contact / datele privind data urmatoarei vizite medicale etc),

6. criptare (ex. cand criptam dispozitivele care va stocheaza datele dvs cu caracter personal),

7. transmitere / divulgare (ex. cand transmitem datele dvs de contact unui curier, cand transmitem, in tot sau in parte, datele existente in aplicatia MultiFleet catre angajatorul dumneavoastra si/sau catre organele abilitate in conformitate cu dispozitiile legale în vigoare),

8. distrugere (ex. cand va stergem din baza de date a clientilor activi, cand va stergem contul de utilizator al aplicatiei MultiFleet, cand va stergem datele privind faptul ca dvs ati fost soferul atribuit unui anumit autoturism in aplicatia MultiFleet etc),

9. orice alte operatiuni efectuate asupra / in legatura cu datele dvs cu caracter personal (ex. restrictionarea accesului, pseudonimizarea datelor, anonimizarea datelor, prelucrarea acestora pentru a genera foi de parcurs, rapoarte, statistici, clasamente etc).

6 Scopurile in care sunt prelucrate datele dumneavoastra cu caracter personal si temeiurile juridice ale prelucrarilor de date cu caracter personal

Auto3P (Europe) Romania prelucreaza o serie de date cu caracter personal avand la baza unul sau mai multe scopuri, precum si unul sau mai multe temeiuri juridice, potrivit celor expuse in continuare.

Pentru a intelege scopurile si temeiurile juridice pentru care va prelucram datele cu caracter personal va rugam sa accesati categoria de persoane din care faceti parte.

6.1 Potentiali clienti / Clienti / Fosti clienti Auto3P (Europe) Romania si alte persoane aflate in legatura cu acestia

Auto3P (Europe) Romania prelucreaza datele cu caracter personal ale potentialilor sai clienti / clienti / fosti clienti, precum si ale altor persoane aflate intr-o anumita legatura / raport cu acestia cum ar fi:

1. persoane fizice,

2. reprezentantii acestora (ex: administratorul, directorul general, directorul economic etc),

3. angajatii acestora (ex: salariatii, functionarii publici, personalul contractual etc),

4. reprezentantii furnizorilor / partenerilor / subcontractantilor / consultantilor / etc acestora (ex: administratorul firmei de contabilitate, avocatul coordonator etc),

5. angajatii furnizorilor / partenerilor / subcontractantilor / consultantilor / etc acestora (ex: salariatul furnizorului de servicii de telefonie mobila etc),

6. reprezentantii unei autoritati / institutii publice aflata in legatura acestia (ex. un inspector ANAF etc),

7. angajatii unei autoritati / institutii publice aflata in legatura cu acestia (ex. un inspector de la Autoritatea de Mediu etc),

8. orice alta persoana fizica aflata in orice fel de legatura cu acestia (ex.: un mecanic auto care partipa la o interventie la unul dintre clientii nostri etc).

6.1.1 Perioada pre-contractuala

Scopurile prelucrarii

Auto3P (Europe) Romania are ca scop oferirea / asigurarea serviciilor si / sau produselor si / sau solutiilor sale catre un numar cat mai mare de persoane / entitati.

In perioada pre-contractuala Auto3P (Europe) Romania va prelucreaza datele cu caracter personal in urmatoarele scopuri:

1. in vederea initierii si sustinerii unui dialog cu dvs,

2. in vederea prezentarii produselor / serviciilor / solutiilor noastre,

3. in vederea obtinerii din partea dvs a unor informatii pe baza carora sa va putem propune produsele / serviciile / solutiile care vi se potrivesc cel mai bine,

4. in vederea redactarii actelor aferente perioadei precontractuale (oferta, model contract etc),

5. in vederea intelegerii cerintelor si tendintelor pietei de profil (ex. ce produse / servicii / solutii se cauta, de catre ce categorii de clienti, la ce preturi etc)

6. in vederea intelegerii modului in care putem sa ne imbunatatim produsele / serviciile / solutiile (ex. evaluarea angajatilor interni, analizarea oportunitatii angajarii de personal suplimentar etc),

7. in vederea intelegerii modului in care trebuie sa ne organizam activitatea din toate punctele de vedere (comercial / marketing / HR / IT / financiar etc) (ex. evaluarea vanzarilor dintr-o luna fata de vanzarile care ar fi putut sa fie realizate, evaluarea modului in care angajati nostri interni isi indeplinesc atributiile de serviciu, analizarea modului in care ne prezentam ca si companie etc),

8. in vederea protejarii drepturilor si intereselor noastre (ex. in cazul in care dumneavoastra va considerati prejudiciati in vreun fel de modul in care ne-am prezentat produsele).

Temeiurile juridice ale prelucrarii

Temeiurile juridice de prelucrare a datelor dumneavoastra:

1. necesitatea efectuarii de demersuri la solicitarea dumneavoastra (ex. formulam un model de contract, formulam o oferta personalizata necesitatilor dumneavoastra etc),

2. interesele noastre legitime de a atinge scopurile expuse mai sus.

In considerarea celor expuse mai sus este posibil ca Auto3P (Europe) Romania sa intre in contact cu dumneavoastra, fie din proprie initiativa (ex. va transmite un e-mail), fie din initiativa dumneavoastra (ex. ne contactati telefonic, vizitati site-ul nostru etc), fie la initiativa unei alte persoane / entitati (ex. atat dumneavoastra cat si noi primim un e-mail de la un intermediar).

In masura in care dumneavoastra deveniti client Auto3P (Europe) Romania datele dumneavoastra sunt prelucrate potrivit celor expuse in cap. 6.1.2. urmator.

Perioada de stocare a datelor

In masura in care dumneavoastra nu deveniti client Auto3P (Europe) Romania datele dumneavoastra urmeaza sa fie eliminate, in mod definitiv, in termen de 30 zile calendaristice de la momentul la care devine cert ca nu veti deveni clientul nostru (ex: ne transmiteti un e-mail prin care ne informati, intrerupeti comunicarea cu noi un interval de timp ce depaseste o perioada rezonabila, va informam ca nu va putem oferi produsele / serviciile solicitate etc).

6.1.2 Perioada contractuala / post – contractuala

Scopurile prelucrarii

Auto3P (Europe) Romania furnizeaza / asigura servicii si / sau produse si / sau solutii clientilor sai, isi indeplineste o serie de obligatii legale / conventionale si isi adapteaza strategia de afaceri in functie de cerintele pietei de profil.

In perioada contractuala / post-contractuala Auto3P (Europe) Romania va prelucreaza datele cu caracter personal in urmatoarele scopuri:

1. in vederea executarii contractului incheiat cu dvs si/sau cu compania la care sunteti angajat,

2. in vederea prelucrarii datelor dumneavoastra cu caracter personal potrivit scopurilor clientilor nostri (ex. pentru ca datele cu caracter personal ale dumneavoastra sa poata fi colectate de catre compania la care sunteti angajat in vederea analizarii, de catre aceasta din urma, a modului in care dumneavoastra va indepliniti atributiile de serviciu etc),

3. in vederea initierii si sustinerii unui dialog cu dvs si/sau cu compania la care sunteti angajat,

4. in vederea furnizarii catre clientii nostri a tuturor informatiilor colectate / stocate / procesate, in orice fel, de aplicatia MultiFleet (ex. localizarea dvs in timp real, traseele urmate de dvs, viteza cu care va deplasati in timp real, stilul dumneavoastra de condus etc),

5. in vederea prezentarii produselor / serviciilor / solutiilor noastre, altele decat cele pe care deja le-ati contractat / pe care compania la care dvs sunteti angajat le-a contractat,

6. in vederea obtinerii din partea dvs / companiei la care dumneavoastra sunteti angajat a unor informatii pe baza carora sa va putem propune si alte produse / servicii / solutii care s-ar putea sa vi se potriveasca, altele decat cele deja contractate si/sau ar putea sa se potriveasca companiei la care dumneavoastra sunteti angajat,

7. in vederea redactarii actelor aferente perioadei contractuale (ex. facturi, foi de parcurs, rapoarte de service, procese verbale instalare echipamente GPS etc),

8. in vederea indeplinirii unor obligatii legale (ex. obligatia de a intocmi si mentine actele de contabilitate primara etc),

9. in vederea intelegerii cerintelor si tendintelor pietei de profil (ex. ce produse / servicii / solutii se cauta, de catre ce categorii de clienti, la ce preturi etc)

10. in vederea intelegerii modului in care putem sa ne imbunatatim produsele / serviciile / solutiile (ex. evaluarea angajatilor interni, analizarea oportunitatii angajarii de personal suplimentar etc),

11. in vederea intelegerii modului in care trebuie sa ne organizam activitatea din toate punctele de vedere (comercial / marketing / HR / IT / financiar etc) (ex. evaluarea vanzarilor dintr-o luna fata de vanzarile care ar fi putut sa fie realizate, evaluarea modului in care angajatii nostri interni isi indeplinesc atributiile de serviciu, analizarea modului in care ne prezentam ca si companie etc),

12. in vederea protejarii drepturilor si intereselor noastre (ex. in cazul in care dumneavoastra nu achitati contravaloarea facturilor emise si suntem nevoiti sa initiem un proces civil).

Temeiurile juridice ale prelucrarii

Temeiurile juridice de prelucrare a datelor dumneavoastra:

1. consimtamantul dumneavoastra (ex. semnati un document prin care va declarati de acord sa va prelucram datele cu caracter personal, in special in ceea ce priveste localizarea dumneavoastra, prin intermediul echipamentului GPS montat pe autoturismul pe care il conduceti si cu ajutorul functionalitatilor aplicatiei MultiFleet),

2. prelucrarea este necesara pentru executarea contractului incheiat cu dumneavoastra (ex: in vederea furnizarii serviciilor de monitorizare a locatiei autoturismelor dvs prin GPS este necesar sa avem acces la echipamentul GPS instalat si la datele transmise de acesta etc),

3. prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unor obligatii legale ce ne revin (ex: obligatia de a intocmi si tine acte de contabilitate primare, cum ar putea fi contractul incheiat cu dvs, facturile emise catre dumneavoastra, procesele verbale de instalare a echipamentelor GPS, procesele verbale privind interventiile de suport tehnic la echipamentele GPS etc),

4. interesele noastre legitime (interesele de a atinge scopurile expuse mai sus).

Perioada de stocare a datelor

Datele dumneavoastra urmeaza sa fie stocate de noi pe intreaga perioada contractuala, precum si ulterior incetarii raporturilor contractuale pentru o perioada de 5 ani calendaristici, calculati de la 1 ianuarie a anului ulterior celui in care inceteaza contractul.

Cu titlu de exceptie, o parte din datele dumneavoastra vor fi stocate pentru o perioada mai mica, respectiv pentru 6 luni, in cazul hartilor privind locatiile dumneavoastra anterioare, hartilor privind traseele dumneavoastra anterioare.

Cu titlu de exceptie, o parte din datele dumneavoastra vor fi stocate fie pentru o perioada mai mare, fie pentru o perioada mai mica, in conditiile in care un act normativ /administrativ care ni se aplica ne va impune o astfel de obligatie (ex. Legea Arhivelor Nationale impune / ar putea sa ne impuna pastrarea anumitor documente pentru o perioada de 20 de ani, Codul Fiscal impune / ar putea sa ne impuna pastrarea datelor dumneavoastra pentru o perioada de 7 ani etc).

Motivele pentru care va stocam datele pentru perioada expusa mai sus sunt urmatoarele:

1. pe durata derularii contractului datele ne sunt necesare pentru a putea cunoaste care sunt parametrii pe care trebuie sa-i respectam fata de dumneavoastra / fata de compania la care sunteti angajat (ex: ce trebuie sa va furnizam, unde, in ce conditii, cu ce costuri etc),

2. pe durata derularii contractului, cat si ulterior, datele sunt cuprinse intr-o serie de acte financiar-contabile pe care legea ne obliga sa le pastram (ex: contractul, facturile emise, ordinele de plata, inregistrarile bancare, chitantele etc),

3. pe durata derularii contractului, cat si ulterior, datele ne sunt necesare pentru a va putea informa / pentru a putea informa compania la care sunteti angajat cu privire la oportunitatea oferirii unor servicii / produse / solutii care s-ar putea sa vi se potriveasca si/sau sa se potriveasca mai bine companiei la care sunteti angajat, mai mult decat cele initial contractate (ex. am putea sa va recomandam sa achizitionati si un modul din aplicatia MultiFleet care sa stocheze informatii referitoare la evolutia costurilor operationale ale unui autoturism in timp sau la costurile de leasing sau la nivelul amortizarilor contabile etc),

4. pe durata derularii contractului, cat si ulterior, datele ne sunt necesare pentru a putea analiza viabilitatea / eficienta tehnica / eficienta de cost / eventualele probleme tehnice privitoare la produsele / serviciile / solutiile oferite, pentru ca noi sa intelegem cat mai bine toate aspectele tehnice / economice ale produselor / serviciilor / solutiilor oferite (ex. analizand cate reparatii necesita un anumit echipament, tipul / costul reparatiilor si la ce intervale de timp, putem sa va recomandam un echipament mai perfomant si mai eficient tehnic / economic etc),

5. pe durata derularii contractului, cat si ulterior, datele ne sunt necesare pentru a intelege tendintele pietei, ce tip de produse / servicii / solutii se cauta, ce exista pe piata, care sunt costurile pe care clientii sunt disponibili sa le aloce etc, cunoasterea acestor informatii ajutandu-ne sa ne adaptam strategia de business pentru a ramane in piata de profil intr-un mod cat mai competitiv si cat mai aproape de nevoile reale ale dvs si/sau ale companiei la care dumneavoastra sunteti angajat,

6. pe durata derularii contractului, cat si ulterior, exista posibilitatea ca intre compania noastra si dvs / compania la care sunteti angajat sa existe anumite neintelegeri / litigii referitoare la modul de executare al contractului, caz in care datele ne sunt necesare pentru a ne proteja drepturile (ex. in cazul unui proces sa putem dovedi ca ne-am indeplinit obligatiile, in cazul neplatii la termen a unei facturi sa putem dovedi ca am prestat serviciile facturate etc),

7. pe durata derularii contractului, cat si ulterior, datele ne sunt necesare pentru analizarea activitatii proprii si a modului in care o desfasuram (analiza interna) astfel incat sa ne adaptam pietei intr-un mod cat mai corespunzator (ex. analizam daca sunt necesare angajari noi, daca da in ce departament, analizam eficienta angajatilor nostri, analizam cunostintele si profesionalismul angajatilor nostri etc),

8. ulterior derularii contractului exista posibilitatea ca dvs / compania la care dumneavoastra sunteti angajat sau noi sa fim supusi unui control din partea organelor fiscale / altor autoritati / institutii publice caz in care trebuie sa putem dovedi, pe deplin, raporturile contractuale dintre noi si modul in care acestea au fost executate atat de dvs / compania la care sunteti angajat, cat si de noi.

6.2 Furnizorii Auto3P (Europe) Romania si alte persoane aflate in legatura cu acestia

Auto3P (Europe) Romania prelucreaza datele cu caracter personal ale potentialilor sai furnizori / furnizori / fosti furnizori, precum si ale altor persoane aflate intr-o anumita legatura / raport cu acestia astfel cum acestea sunt nominalizate in cap. 3.1..

Cap. 6.1.1. – 6.1.2. se aplica in mod corespunzator si furnizorilor Auto3P (Europe) Romania.

6.3 Partenerii Auto3P (Europe) Romania si alte persoane aflate in legatura cu acestia

Auto3P (Europe) Romania prelucreaza datele cu caracter personal ale potentialilor sai parteneri / parteneri / fosti parteneri, precum si ale altor persoane aflate intr-o anumita legatura / raport cu acestia astfel cum acestea sunt nominalizate in cap. 3.1..

Cap. 6.1.1. – 6.1.2. se aplica in mod corespunzator si partenerilor Auto3P (Europe) Romania.

6.4 Alte persoane

Auto3P (Europe) Romania prelucreaza datele cu caracter personal ale altor persoane decat cele expuse la cap. 6.1. – 6.3. cum ar fi:

1. reprezentantii autoritatilor / institutiilor publice (ex. inspectorii de la Autoritatea pentru Protectia Consumatorului, inspectorii ANAF etc),

2. vizitatorii sediilor si punctelor noastre de de lucru,

3. vizitatorii site-urilor noastre,

4. alte persoane cu care putem intra in contact etc.

Scopurile prelucrarii

Auto3P (Europe) Romania are ca scop oferirea / asigurarea serviciilor si / sau produselor si / sau solutiilor sale catre un numar cat mai mare de persoane / entitati, dar si indeplinirea obligatiilor legale ce ii revin, respectiv mentinerea sa intr-un mod cat mai vizibil si mai performant pe piata de profil.

Auto3P (Europe) Romania va prelucreaza datele cu caracter personal in urmatoarele scopuri:

1. in vederea initierii si sustinerii unui dialog cu dvs / compania la care sunteti angajat,

2. in vederea prezentarii produselor / serviciilor / solutiilor noastre,

3. in vederea obtinerii din partea dvs / companiei la care sunteti angajat a unor informatii pe baza carora sa va putem propune produsele / serviciile / solutiile care vi se potrivesc cel mai bine si/sau se potrivesc cel mai bine companiei la care sunteti angajat,

4. in vederea redactarii actelor aferente perioadei precontractuale (oferta, model contract etc),

5. in vederea intelegerii cerintelor si tendintelor pietei de profil (ex. ce produse / servicii / solutii se cauta, de catre ce categorii de clienti, la ce preturi etc)

7. in vederea indeplinirii unor obligatii legale (ex. obligatia de a furniza actele si informatiile solicitate de o autoritate / institutie publica care initiaza un control in ceea ce ne priveste),

8. in vederea intelegerii modului in care trebuie sa ne organizam activitatea din toate punctele de vedere (comercial / marketing / HR / IT / financiar etc) (ex. evaluarea vanzarilor dintr-o luna fata de vanzarile care ar fi putut sa fie realizate, evaluarea modului in care angajatii nostri interni isi indeplinesc atributiile de serviciu, analizarea modului in care ne prezentam ca si companie etc),

9. in vederea protejarii drepturilor si intereselor noastre (ex. in cazul in care dumneavoastra nu achitati contravaloarea facturilor emise si suntem nevoiti sa initiem un proces civil).

Temeiurile juridice ale prelucrarii

Temeiurile juridice de prelucrare a datelor dumneavoastra:

1. prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unor obligatii legale ce ne revin (ex: in cazul in care suntem supusi unui control fiscal furnizam actele si informatiile referitoare la dvs inspectorului fiscal etc),

2. interesele noastre legitime (interesele de a atinge scopurile expuse mai sus).

Perioada de stocare

Perioada de stocare variaza de la caz la caz in functie de particularitatile datelor (ex. numarul de vizitatori ai site-ului nostru poate fi tinut o perioada de 3 luni necesara realizarii unui anumit sondaj sau poate fi tinut o perioada de 1 an pentru analiza unei evolutii etc).

Cu toate acestea, va asiguram ca nu vom detine datele dumneavoastra ulterior momentului la care scopul pentru care le-am colectat s-a realizat.

7 Destinatarii / categoriile de destinatari ale datelor dumneavoastra cu caracter personal

Datele dumneavoastra cu caracter personal pot fi si in unele cazuri, in functie de circumstante, vor trasmise de noi catre:

1. persoanele care actioneaza sub atenta indrumare a noastra (ex. salariatii nostri),

2. co-operatorii nostri de date cu caracter personal (ex. compania la care dumneavoastra sunteti angajat etc),

3. persoanele care actioneaza sub atenta indrumare a co-operatorilor nostri de date cu caracter personal (ex. angajatii companiei in care dumneavoastra lucrati etc),

4. persoanele imputernicite sa prelucreze datele cu caracter personal in numele nostru (ex. o firma de curierat),

5. persoanele care actioneaza sub atenta indrumare a persoanelor imputernicite sa prelucreze datele cu caracter personal in numele nostru (ex. un sofer angajat la o firma de curierat),

6. dumneavoastra, in masura in care intelegeti sa va exercitati unul din drepturile prevazute de lege (ex. dreptul de acces),

7. orice alta persoana / entitate in afara celor expuse la punctele 1 – 6, spre exemplu un operator distinct de date cu caracter personal (ex. ANAF).

Transmiterea datelor cu caracter personal catre persoanele expuse mai sus se va realiza numai si numai in masura in care aceasta transmitere:

1. fie este impusa de necesitatea atingerii scopurilor in care noi va prelucram datele cu caracter personal,

2. fie este impusa de lege.

8 Transferul datelor dumneavoastra cu caracter personal in afara Uniunii Europene

Auto3P (Europe) Romania pastreaza datele dumneavoastra cu caracter personal, fie in format fizic, fie in format digital, fie in ambele formate, pe teritoriul Uniunii Europene.

Cu toate acestea, in anumite situatii, Auto3P (Europe) Romania va transmite datele dumneavoastra cu caracter personal in afara Uniunii Europene (ex. prin transmiterea unui e-mail catre compania dumneavoastra care detine serverul propriu de e-mail in afara Uniunii Europene).

In aceste din urma cazuri, Auto3P (Europe) Romania va asigura ca transferul datelor va fi efectuat numai in masura in care sunt indeplinite conditiile impuse de legislatia europeana privind protectia datelor cu caracter personal (ex. exista o decizie de conformitate emisa de Comisia Europeana, este incheiat un acord care sa asigure garantiile necesare etc).

9 Drepturile dumneavoastra

In ceea ce priveste datele dumneavoastra cu caracter personal dumneavoastra aveti o serie de drepturi:

1. dreptul de a va retrage consimtamantul privind prelucrarea datelor dumneavoastra de catre noi,

2. dreptul de acces la datele dumneavoastra,

3. dreptul de a rectifica datele dumneavoastra,

4. dreptul de a obtine stergerea datelor dumneavoastra,

5. dreptul de a obtine restrictionarea prelucrarii datelor dumneavoastra,

6. dreptul de a va opune la prelucrarea datelor dumneavoastra,

7. dreptul la portabilitatea datelor dumneavoastra,

8. dreptul de a depune o plangere in fata autoritatii competente in materia prelucrarii datelor cu caracter personal.

Auto3P (Europe) Romania va faciliteaza exercitarea drepturilor dumneavoastra, motiv pentru care nu ezitati sa ne contactati la adresa dpo@auto3p.com.ro

10 Obligatia dumneavoastra sau lipsa acesteia de a ne furniza datele dumneavoastra cu caracter personal

Ca regula generala, Auto3P (Europe) Romania nu va obliga, in niciun fel, sa ne transmiteti datele dumneavoastra cu caracter personal.

Cu toate acestea, in anumite situatii, daca nu ne transmiteti datelele dumneavoastra cu caracter personal nu putem sa ne indeplinim scopurile expuse mai sus.

De exemplu, in masura in care nu ne transmiteti contractul purtand semnatura dumneavoastra nu putem considera ca intre noi s-a incheiat un contract valabil.

De exemplu, in masura in care nu porniti aparatul GPS nu putem sa furnizam serviile contracte catre clientii nostri prin intermediul aplicatiei MultiFleet.

11 Inexistenta unui proces decizional automatizat

Auto3P (Europe) Romania nu detine / foloseste niciun fel de proces decizional automatizat, inclusiv crearea de profiluri in ceea ce va priveste, iar toate deciziile / actiunile / inactiunile / masurile luate / adoptate / efectuate de catre compania noastra sunt bazate numai pe factorul uman.

Desi folosim o serie de echipamente IT, deciziile pe care le luam in ceea ce va priveste sunt adoptate numai de catre persoanele din cadrul echipei noastre, pe baza propriilor convingeri si aprecieri, iar nu automat, pe baza informatiilor furnizate de echipamentele IT.

Cu toate acestea, trebuie sa cunoasteti si sa intelegeti faptul ca aplicatia MultiFleet, prin intermediul colectarii automate a unor serii de informatii legate de dumneavoastra (ex. gradul de accelerare, modul in care folositi frana, modul in care luati virajele) este in masura si realizeaza o profilare automata despre dumneavoastra.

Cu alte cuvinte, odata ce echipamentele noastre sunt instalate pe autoturismul pe care il conduceti si acestea sunt activate, acestea transmit, in timp real, catre aplicatia MultiFleet o serie de informatii care, prin folosirea unor altgoritmi, va profileaza / va determina anumite caracteristici din punct de vedere al stilului de condus, in mod automat, fara niciun fel de interventie umana.

In prezent, algoritimii prin care aplicatia MultiFleet va profileaza sunt urmatorii:

1. Acceleratie

a. intre 0 si 2.30 = maniera optima de conducere